Fáze 2: Plánování

Jakmile je definován výsledek projektu, vstupuje projekt do fáze podrobného plánování. Je důležité vypracovat plán toho, co je třeba udělat, jaké zdroje jsou potřeba, kdo to bude dělat a kdy.

Úroveň podrobností potřebných v plánu bude určena složitostí projektu a počtem zapojených osob. Plán pravděpodobně nebude přesně dodržen – stanou se věci, které povedou k úpravám a úpravám. Jedním z důvodů pro vytvoření plánu je mít možnost vidět, co je třeba upravit, když úkol trvá déle, než se očekávalo, nebo lidé nebo jiné zdroje nejsou v případě potřeby k dispozici.

Při vypracování plánu vezměte v úvahu specifikace od klienta a jakékoli požadované datum dokončení, rozpočet, nejlepší sled událostí (a zda je možné provést nějaké kroky současně), potřebný personál a potřebu jakéhokoli školení personálu pro jeho část v projektu.

Fáze plánování zahrnuje vytvoření:

• plán projektu (který popisuje činnosti, úkoly, závislosti a časové rámce);
• plán zdrojů (který obsahuje seznam požadované pracovní síly, vybavení a materiálu);
• finanční plán (který identifikuje náklady na práci, vybavení a materiál);
• plán rizik (který zdůrazňuje možná rizika a opatření přijatá k jejich zmírnění); a
• komunikační plán (který uvádí informace potřebné k informování zúčastněných stran).

Dvě klíčové součásti každého plánu jsou milníky a zprávy o stavu. Milník označuje konec fáze nebo období projektu a může být také spojen s výstupem projektu, konkrétním produktem poskytnutým klientovi. Během plánování identifikujte a stanovte milníky, které vám poskytnou ukazatel pokroku a úspěchů a dopadu potíží nebo zpoždění, se kterými se setkali. Rovněž vytvořte harmonogram a postup pro pravidelné sdělování stavu a pokroku plánu. Pravidelné včasné sdílení těchto informací umožní příležitost upravit plán a znovu vyvážit omezení kvality, času a nákladů.